Da se je v življenju potrebno držati rokov, se naučimo že zelo zgodaj. Če ne prej, pri pisanju domačih nalog v osnovni šoli.
Postavitev roka je za naročnika zagotovilo, da bo naloga opravljena do takrat, ko jo pričakuje. Hkrati roki pomenijo prednost tudi za izvajalca naloge, saj mu omogočajo boljšo organizacijo dela. Pogosto delujejo tudi kot dodatna motivacija. Postavljanje rokov nam torej omogoča, da smo učinkovitejši na obeh položajih, kar je v svetu podjetništva še kako pomembno. Z dobro postavljenimi roki posel poteka tekoče, brez zapletov in brez nepotrebnega stresa.
Kako učinkovito postaviti roke?
Pri postavljanju rokov je potrebno dobro razmisliti. Poleg same narave dela moramo upoštevati tudi dejavnike, ki niso povsem pod našim nadzorom. To še posebej velja v primeru, ko je izpolnjevanje roka odvisno od zunanjih dejavnikov (npr. od vremena) ali od drugih ljudi (npr. od zaposlenih ali podizvajalcev).
Primer: podjetje v gradbeništvu, ki gradi hiše na ključ, mora z investitorjem doseči takšen rok, da se bo gradnja lahko končala pravočasno kljub temu, da bo morda cel teden deževalo ali bo krovec za nekaj dni zbolel.
Da boste lahko vedno izpolnili roke, ki jih naložijo vam, ter si znotraj svoje dejavnosti in za svoje zaposlene postavili učinkovite roke tudi sami, je tu nekaj pravil, ki se jih je potrebno držati.
1. Pri rokih bodite izjemno natančni.
Pomembno je, da rok ni preveč ohlapen. Če nekaj potrebujete naslednji teden, dorecite, ali je to naslednji teden v ponedeljek ali naslednji teden v petek. Razlika je namreč precejšnja. Prav tako glede stvari, ki jo je potrebno narediti jutri, povejte, ali mora biti narejena jutri zjutraj ali morda jutri do polnoči.
Natančno postavljeni roki preprečujejo možnost nesporazumov.
Če boste roke določili povsem specifično, si boste zagotovili, da gre za popolno obojestransko razumevanje. Tako ne bo možnosti, da bi si rok vsakdo tolmačil po svoje, kar je v svetu podjetništva kar pogosto.
2. Izpogajajte si dosegljive roke.
Kadar nekdo od vas pričakuje, da boste delo opravili v treh dneh, vi pa že vnaprej dvomite, da vam bo uspelo, takšnega roka ne sprejmite, temveč se dogovorite za primernejšega. Prav tako drugim ne postavljajte rokov, za katere vas opozorijo, da so težko dosegljivi. V kolikor želite, da bodo opravili delo, morajo imeti za to na voljo dovolj časa. Roki naj bodo torej vedno razumni in človeški. Če boste ljudi gnali z roki, ki niso običajni za njihovo delo, potem hkrati tvegate, da bo delo opravljeno slabo. Kakovosti vsekakor ne gre postavljati na kocko!
3. Vzemite si nekaj »rezerve«.
Roki, ki vam jih postavijo, ali tisti, ki jih sami postavite drugim, naj ne bodo zgolj realni, temveč naj nudijo tudi nekaj dodatnega časa. Predvidevati je potrebno, da gre lahko kakšna stvar narobe. Na primer tako, kot v našem primeru dežja ali bolezni krovca pri gradnji hiše.
4. Dela se lotite pravočasno – raje prej kot kasneje.
Če imate teden dni časa, da opravite delo, ki vas terja tri dni, se ga nikar ne lotite šele v zadnjih treh dneh. Naročnik vam je očitno dal dovolj prostora za prilagajanje, vi pa morate tudi sami računati na to, da se lahko kaj zaplete. Z delom pričnite čim prej. Če bo končano pred rokom, je to vsekakor bolje, kot da ga ob zapletu ne opravite do roka, ker ste se ga lotili tik pred zdajci.
5. Obsežnejše delo razdelite na več faz, vsaki fazi pa določite svoj rok.
Dober vodja mora delo znati razdeliti na sklope in jih morda celo zaupati različnim skupinam ljudi. Kadar je delo obsežno, ga tako najlaže nadzorujemo, saj spremljamo posamezne faze in preverjamo, ali se pri njih dosegajo zastavljeni roki. Tudi pri samem izvajanju dela je veliko lažje, da vsak teden dosežemo cilj, ki smo si ga zadali, ter tako izpolnjujemo manjše roke enega za drugim.
Končni rok boste dosegli lažje, če si boste nalogo razdelili v več manjših.
Težko si je namreč reči, da je treba stvar narediti v roku enega leta, ter si dobro organizirati delo, da bomo delo v tem času resnično končali. Mnogo enostavneje je leto razdeliti na mesece in tedne znotraj njih, nato pa slediti manjšim ciljem in rokom, ki vodijo k celoti. Če takšne razdelave ne zmorete sami, potem poiščite osebo, ki obvlada projektni menedžment in vam bo pri tem pomagala.
6. Na roke ne glejte kot na nekaj strašljivega, ampak kot na orodje, ki vam pomaga pri organizaciji dela.
Če imate za vsak projekt postavljen rok, si lahko naredite učinkovit načrt dela. Z njegovo pomočjo boste natanko vedeli, kako si stvari sledijo, kdaj morate končati z eno nalogo in kdaj pričeti z naslednjo. Če pri tem ne gre zgolj za vaše delo, temveč za ekipo zaposlenih, boste tako enostavno načrtovali razpored ekipe, saj bodo vsi vedeli, kdaj jih potrebujete. Še bolje je, da boste z roki lahko odlično poskrbeli tudi za druge pomembne stvari v procesu dela: lažje boste pravočasno naročili materiale, poskrbeli za pravočasno rezervacijo dostavnega tovornjaka in podobno.
Dobro postavljanje rokov ne poveča zgolj učinkovitosti in uspešnosti v podjetju ali zasebnem življenju, temveč poskrbi še za nekaj: za prijetno vzdušje in dobro počutje. Ustrezno postavljanje rokov namreč zagotavlja odlično organiziranost, ki preprečuje paniko in stres. Z dobro in predvsem realno postavljenimi roki boste bolj sproščeni, v vašem podjetju pa bodo vladali dobri odnosi in timski duh.
