Vse pogosteje se dogaja, da samostojni podjetniki in lastniki malih podjetij svojim strankam izdajo račun in upajo, da bodo hitro prejeli plačilo, a ga v dogovorjenem plačilnem roku ne prejmejo. Takrat se začnejo težave, pošiljanje e-sporočil in neprijetni telefonski pogovori.
Zakaj plačila niso opravljena pravočasno? Obstaja kar 8 razlogov, zakaj podjetniki na svoj denar čakajo dlje, kot je treba, vsi pa se nanašajo na nepravilno izdajanje računov. Temu se je z upoštevanjem spodnjih nasvetov mogoče izogniti.
1. Ime podjetja naj bo zapisano točno
Na računu mora biti prejemnik jasno označen. Morda se sliši preprosto, toda pogosto pozabimo, da naziv podjetja nista le ime in naslov, temveč mora biti navedena tudi njegova pravna oblika. Če torej račun pošljete npr. na “Podjetje XY” namesto na “Podjetje XY d.o.o.“, vam ga bodo najbrž zavrnili.
Pred izdajo računa se zato prepričajte, da boste ime podjetja navedli točno in pravilno.
2. Račun naj vsebuje natančen opis storitve
Podjetja sicer le redko pozabijo navesti opravljeno storitev, vendar so informacije o storitvi na računu pogosto nejasno definirane. Vedeti morate, da zgolj “dobava blaga” kot opis storitve ne zadostuje. Tudi “tehnično svetovanje” ali kaj podobnega ni dovolj. Po drugi strani pa so sprejemljivi zapisi, kot je denimo “dostava cvetja“.
Če obstaja dvom, bo vsekakor bolje, da ste pri opisu storitve bolj natančni kot premalo.
3. Vsak račun naj ima obvezno zaporedno številko
Tako naziv prejemnika kot opis storitve morata biti na računu zapisana pravilno. Vendar to še ne zadostuje. V izogib dvojni izdaji morajo biti računi oštevilčeni zaporedno. Kljub temu lahko ponovno uporabite isto številko, če dokumente z računi razdelite v različne kategorije, denimo glede na vrsto izdelkov ali regijo.
Račun z oznako “1_2019_dostava_peletov” bi torej bil izdan pravilno.
4. Navedite ustrezno davčno stopnjo
Pogosto se dogaja, da podjetniki na račun pozabijo navesti davčno stopnjo. Prav tako niso redki primeri, ko jo določijo napačno. Če davek navedete napačno in je ta previsok, to predstavlja znesek, ki ga boste naknadno morali plačati pristojnemu davčnemu uradu.
V Sloveniji imamo dve stopnji davka na dodano vrednost (DDV).
Standardna davčna stopnja v Sloveniji znaša 22 odstotkov. Primeri blaga in storitev, kjer se davek obračuna po 9,5-odstotni stopnji, pa so:
- hrana in priprava jedi v okviru gostinske dejavnosti,
- dobava vode,
- nekatera zdravila,
- knjige in časopisi,
- vstopnine za razstave, muzeje ipd.,
- frizerske storitve,
- manjša popravila,
- …
5. Dobropisi in popusti naj bodo jasno razvidni
Ste svojim strankam oziroma poslovnim partnerjem odobrili dobropise ali popuste? Če pogodbenemu partnerju izdate dobropis, morate za dobropis izdati račun. Če odobrite popust oziroma rabat, pa je le-tega potrebno jasno vključiti v račun.
6. Digitalne račune izdajajte v PDF obliki
Tiskanih računov vam v fizični obliki ni potrebno več izdajati – ne glede na to, ali ste samostojni podjetnik, lastnik malega, srednje velikega ali velikega podjetja. Računi v DOCX (Word) ali XLSX (Excel) obliki veljajo za nesprejemljive, saj jih prejemnik lahko ureja.
Splošno sprejeti so računi v PDF obliki, za večjo varnost pa je treba uporabiti bolj zanesljivo obliko PDF dokumenta.
7. Napačni računi naj bodo pisno preklicani
Če napačen račun še ni bil vpisan v knjigo računov, ni težave, saj ga enostavno lahko pošljete še enkrat. V nasprotnem primeru ga morate preklicati pisno – z uporabo stornacije ali dobropisa – in zopet vnesti vse podatke, ki jih je vseboval prvotni račun. Nato morate izdati drugega (pravilnega), in sicer z novo zaporedno številko.
8. Previdno pri izračunu obdobja hrambe računov
Na koncu postopka izdaje računov se skriva še zadnja »past« – obdobje hrambe. Če pristojen davčni urad revidira podjetje, morajo biti na voljo vsi računi preteklih 10 let. V nasprotnem primeru bo davčni urad odmeril dolgovani davek.
Prav tako morate vedeti, da se omenjeno obdobje upošteva glede na konec obračunskega obdobja. Torej, račun, ki je bil izdan 1. januarja 2015, morate hraniti ne le do 1. januarja 2025, temveč do 31. decembra 2025.
Če boste upoštevali vse nasvete, ki smo vam jih zaupali v današnjem prispevku, ste lahko prepričani, da boste z neplačanimi računi imeli mnogo manj opravka. Veseli bomo tudi vaših komentarjev, v katerih nam lahko zaupate, kako težave s plačilno (ne)disciplino svojih strank rešujete sami.
